Les informations essentielles à connaître sur les mentions obligatoires du bulletin de paie

Les informations essentielles à connaître sur les mentions obligatoires du bulletin de paie
Le bulletin de salaire est un justificatif qui regroupe les renseignements relatifs au travail d’un employé et à sa rémunération. Ce document atteste alors du salaire versé au salarié. Il est de ce fait remis au moment du paiement de cette somme, cass soc 5 octobre 2014. Il détaille notamment le salaire dû en contrepartie du travail fourni et les différentes charges sociales (cotisations, impôt sur le revenu) afférentes à ce dernier.
 
Ce document a fait l’objet de diverses modifications. En effet depuis le 1er janvier 2018, toutes les entreprises ont vu le modèle du bulletin de paie évolué. Ce dernier est désormais simplifié afin de permettre une meilleure lisibilité pour les salariés et de faciliter la gestion de ce document pour les employeurs. Cette réforme était obligatoire pour les entreprises d’au moins 300 salariés depuis le 1er janvier 2017 et elle a été étendu à l’ensemble des entreprises un an plus tard.

La nouvelle fiche de paie a des libellés plus clairs, une meilleure structuration et voit son nombre de lignes réduit. L’élaboration de ce document est de ce fait plus simple pour les entreprises et le salarié voit sa capacité de compréhension augmenté. Cette réforme va dans le sens de la jurisprudence qui a affirmé que le contenu du bulletin de salaire, doit être suffisamment précis pour que le salarié comprenne à quoi une mention en son sein fait référence, cass soci 11 juin 2003. Un des éléments démontrant le plus cet objectif de clarification est le classement des différentes contributions et cotisations sociales, qui sont désormais regroupées par thème (santé, retraite, assurance chômage, famille, accidents du travail/maladies professionnelles).
 
 
I. Employeur et obligation légale de délivrer le bulletin de paie
 
Selon l’article L3243-2 du Code du travail l’employeur est soumis à une obligation légale de délivrer à tous ses salariés, de manière individuelle, un bulletin de paie. Ce document doit être délivré à l’ensemble des salariés de l’entreprise et ce quel que soit le type de contrat (CDD, CDI, temps partiel…). La fiche de paie est délivrée selon une certaine périodicité qui est traditionnellement mensuelle.

Cette remise peut se faire sous format papier ou de manière électronique conférant une date certaine si le salarié ne s’y oppose pas. Si l’employeur doit conserver un double du bulletin de salaire émis sous forme électronique pendant 5 ans, article L3243-4 du Code du travail, le salarié est incité à la conserver sans aucune limite de durée. De plus l’article D3243-8 du Code du travail impose à l’employeur de déterminer les conditions dans lesquelles il garantit la disponibilité pour le salarié du bulletin de paie émis sous forme électronique :
 
  • Soit pendant une durée de cinquante ans
  • Soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge ou l’employeur peut le mettre à la retraite, augmentée de six ans.
 
Le contenu du bulletin de paie fait l’objet de différentes normes législatives. Certaines mentions doivent obligatoirement être indiquées sur ce document, alors que d’autres sont formellement interdites.
 
 
II. Quelles sont les mentions obligatoires devant être indiquées sur le bulletin de paie ?
 
L’article R3243-1 du Code du travail liste les mentions qui doivent figurer sur le bulletin de salaire du salarié.
 
Informations sur l’employeur
  • Le nom et l’adresse de l’employeur ainsi que, le cas échant, la désignation de l’établissement dont dépend le salarié
  • Le numéro de la nomenclature d’activité de l’établissement : code NAF ou code APE.
  • Le numéro SIRET en cas d’inscription de l’employeur au répertoire national des entreprises et des établissements
  • L’intitulé de la convention collective applicable : après que la cour de cassation ait indiqué que l’absence d’information sur la convention collective cause nécessairement un préjudice au salarié, cass soc 19 mai 2004, elle estime désormais qu’il appartient au juge de déterminer si cette lacune a affecté ou non le salarié dans le bénéfice de ses droits, cass soc 17 mai 2016.
 
Informations sur le salarié
  • Son nom
  • Son emploi
  • Sa classification 
 
Durée du travail
  • La période et le nombre d’heures de travail en distinguant les heures payées au taux normal et celles comportant une majoration telles que les heures supplémentaires
  • Pour les salariés en forfait annuel en heures ou en jours, la nature et la volume du forfait
  • Les dates des congés payés et le montant de l’indemnité correspondante.
 
Rémunération
  • L’indication de la base de salaire lorsque, par exception, cette base n’est pas la durée du travail
  • La nature et le montant des accessoires de salaires soumis aux cotisations salariales et patronales
  • Nature et montant des autres versements et retenus (pris en charge des frais de transport…)
  • La date du paiement de la somme
  • La rémunération brute du salarié
  • Le montant total versé par l’employeur
  • Le montant de la somme reçue par le salarié.
 
En cas d’activité partielle
  • Le nombre d’heures indemnisées
  • Le taux appliqué pour le calcul de l’indemnité
  • Les sommes versées au titre de la période considérée.
 
Cotisations et contributions sociales 
  • Le montant et le taux des cotisations et contributions à la charge de l’employeur et du salarié
  • Montant des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales
  • Montant total correspondant à l’évolution de la rémunération liée à la suppression des cotisations chômages et maladie.
 
Impôt sur le revenu : le bloc fiscal a notamment évolué avec un arrêté du 23 décembre 2021.
  • Montant net imposable servant de base au calcul du prélèvement à la source
  • Cumul annuel des montants nets imposables servant de base au calcul du prélèvement à la source
  • Montant total de l’impôt sur le revenu prélevé à la source
  • Cumul annuel des montants de l’impôt sur le revenu prélevé à la source
  • Montant net des heures complémentaires et/ou supplémentaire exonérées
  • Cumul annuel des montants d’heures complémentaires et/ou supplémentaires exonérées.
 
Autre mention 
  • La rubrique dédiée au bulletin de paie sur le site service-public.fr.
  • L’indication que le bulletin de paie doit être conservé sans limitation de durée.
 
III. Quelles sont les mentions qui ne doivent pas être indiqués sur le bulletin de paie ?
 
Si certaines mentions doivent obligatoirement figurer sur le bulletin de salaire, d’autres ne doivent pas être indiquées. Selon l’article R3243-4 du Code du travail, la mention des éléments suivants est interdite :
 
  • L’exercice par le salarié de son droit de grève : le non-paiement de ces heures de grève est traduit par l’intitulé « absence non rémunérée ».
  • Les fonctions de représentant du personnel : la nature et le montant de la rémunération liés à l’exercice de ces fonctions sont indiqués sur une fiche annexée au bulletin de paie.
 
IV. Quelles sont les sanctions en cas de non-respect de cette obligation ?
 
Suite à la réception de son salaire et de son bulletin de paie, le salarié a la possibilité d’exercer un recours. L’absence de protestation ou de réserve de la part du salarié au moment où il reçoit sa fiche de paie ne le prive pas pour autant de son droit de contestation, cass soc 15 janvier 2014. En effet il peut contester le montant ou l’exactitude de sa fiche de paie pendant 3 ans à compter de sa remise. D’une manière générale, le salarié peut remettre en question l’ensemble des éléments présents sur son bulletin de salaire (cotisations prélevées, convention collective mentionnée, jours de congés payés…).

Si l’employeur ne remet pas régulièrement la fiche de salaire (absence de certaines mentions, mentions erronées, absence de bulletin de paie…), le salarié peut saisir le Conseil de prud’hommes. Il s’expose alors à une amende pouvant atteindre 450 euros. Il peut également être condamné à verser des dommages et intérêts au salarié. En effet si ce dernier rapporte la preuve d’un préjudice allégué par suite de la non-délivrance d’un certificat de travail et d’un bulletin de salaire, il peut demander à se voir attribuer des dommages-intérêts et l’appréciation de ce préjudice relève du pouvoir souverain d’appréciation des juges du fond, soc 13 avril 2016.
 
De plus, l’absence de bulletin de paie peut être un indicateur de travail dissimulé, ce qui est lourdement sanctionné. En effet l’article L8221-5-2 du Code du travail mentionne qu’est « réputé travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié le fait pour tout employeur de se soustraire intentionnellement à l’accomplissement de la formalité prévue à l’article L3243-2 relatif à la délivrance d’un bulletin de paie ». L’absence ou l’irrégularité du bulletin de paie peut caractériser la condition matérielle du délit de travail dissimulé. A ce sujet, la cour de cassation a affirmé que le bulletin de paie peut effectivement jouer le rôle d’un commencement de preuve par écrit ou valoir présomption simple en ce qui concerne l’existence d’un contrat de travail, soc 20 mars et la qualification du travailleur, soc 6 décembre 1973. Les articles L8224-1 et L8224-2 du Code du travail mentionnent les sanctions du travail dissimulé qui peuvent aller jusqu’à :
 
  • Une amende de 45 000 euros pour les personnes physiques, 75 000 euros s’il s’agit d’un mineur, 100 000 euros si les faits sont commis en bande d’une bande organisée, 225 000 euros pour les personnes morales
  • Une peine d’emprisonnement de 3 ans pour les personnes physiques, 5 ans s’il s’agit d’une personne mineure, 10 ans si les faits sont commis en bande organisée
  • Des peines complémentaires pouvant aller jusqu’à la fermeture de l’entreprise.
 
Le bulletin de paie est un document essentiel de la relation du travail. Il représente la garantie pour le salarié de recevoir la contrepartie financière du travail qu’il a fourni. L’employeur est donc invité à délivrer le bulletin de paie de ses salariés en veillant à l’exactitude de l’ensemble des mentions obligatoires. Ce document doit faire l’objet d’une attention toute particulière.

Que vous soyez employeur ou salarié, si vous faites face à des difficultés concernant la lecture ou l’établissement d’une fiche de salaire, nous pouvons vous aider. N’hésitez pas à contacter le Cabinet Zenou expert en droit du travail à Paris 20ème arrondissement.

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